Proud to serve. Proud to keep justice going.
Our Admin Officers play a critical role, providing excellent administrative support and customer service to court users, judiciary and management.
About us
HM Courts & Tribunals Service (HMCTS) is responsible for the administration of criminal, civil and family Courts and Tribunals in England and Wales. Our roles support our court users and colleagues within HMCTS, w people and businesses access potentially life-changing justice. We’re looking for individuals who are committed to public service and making a difference in people’s lives to deliver justice. If you are interested in developing a career with a real purpose, please apply.
Your role
Working as part of a team, you will contribute to the overall operational, performance and service standard targets across your area of work. You will progress cases through the court/tribunal system and provide administrative support to functions within HMCTS. You will have regular contact with court / tribunal users, which could include members of the Judiciary and the legal profession.
This is a court‑based role covering both office and courtroom environments; tfore, hybrid working will not be considered.
You will be adaptable, able to multi-task and effectively carry out a variety of duties, which will include:
- Primary function- Resulting courts accurately, interpreting accurately the information required on a court file.
- Checking and verifying documents, records, accounts, claims and returns for approval, results, statistics, plans etc. against criteria, regulations or procedures.
- Collecting and assembling information for returns, results, accounts, statements, warrants, statistical analysis, reports, etc
- Communicating with the Public, the Judiciary, other Court and Tribunal Users and Representatives of other Agencies and Organisations
- Preparing papers and files for court, tribunals, hearings and meetings
- Creating and updating records on our in-house computer system and data input
Your skills and experience
- Friendly and approachable manner with excellent customer service skills.
- Ability to multitask, whilst working in a fast-paced environment.
- Good written and verbal communication skills.
- IT proficient with the ability to learn and adapt to different technologies and software packages.
- Excellent organisational skills.
Further details:
These operational roles are customer facing, requiring successful applicants to be office based to provide HMCTS services to the public. Standard full time working hours are 37 hours per week. HMCTS welcomes part-time, flexible and job-sharing working patterns, w they meet the demands of the role and business needs and are agreed prior to appointment. All applications for part-time, flexible and job-sharing working patterns will be considered in accordance with the MoJ’s Flexible Working policy.
Contracted Hours:
The appointed candidate will be required to work five days within a six-day working week. Saturday attendance is subject to business requirements, with an alternative day off during the week to be scheduled in accordance with business requirements. Additionally, the role includes participation in a Bank Holiday rota.
Fixed Term Appointments (FTA) on Promotion
MoJ employees may apply for FTA opportunities in MoJ that are advertised at a higher grade than their current substantive grade. W an employee accepts an FTA on promotion, this promotion will be temporary, and the employee will revert to their substantive grade upon return to their home business area, as per the loan policy for OGD loans. Before applying, employees must seek approval from their line managers to ensure they can be released for the duration of the FTA and can return to their substantive role at the end. If t is no role available at the end of the FTA, the employee will be subject to redeployment and potentially redundancy procedures.
Loans
The terms of the loan will be agreed between the home and host department and the Civil Servant. This includes grade on return. Prior agreement to be released on a loan basis should be obtained before commencing the application process.
Loans are also available for OGD candidates.
Skilled Worker Visa - This role is not eligible for new Skilled Worker visas in accordance with the current immigration rules.
From 22 July 2025, the Government increased the salary threshold and skills level for Skilled Worker visas. This role does not meet the eligibility criteria for sponsorship in accordance with the current immigration rules if you looking to apply for a Skilled Worker Visa for the first time.
The Department cannot consider sponsoring you for this role unless you have held a Skilled Worker visa continuously since before 22 July 2025. If you have held a Skilled Worker visa continuously, please raise this during your vetting checks and eligibility will be assessed in accordance with the immigration rules and transitional provisions in place.
If you are applying for this role and you do not meet the new eligibility criteria for sponsorship (or the transitional provisions), you will need to consider your options for obtaining and/or maintaining your right to work in the UK in light of these changes. Successful applicants must ensure they have and maintain the legal right to live and work in the Civil Service and in the United Kingdom.
The Department will continue to comply with UK Immigration Rules applied in the UK and Civil Service. You can read more about Skilled Worker visas and the eligibility criteria .
Lead Criterion: Statement of Suitability. A sift based on the statement of suitability may be held if a large number of applications are received.
Base location - Swansea Magistrates' Court, Grove Place, Swansea, SA1 5DB
This is a business-critical role requiring full time hours only
For a full job description, please see the supporting document in the advert below before applying.
Welsh Version
Yn falch o wasanaethu. Yn falch o gynnal cyfiawnder.
Mae ein Swyddogion Gweinyddol yn chwarae rôl hollbwysig, gan ddarparu cymorth gweinyddol a gwasanaeth cwsmeriaid ardderchog i ddefnyddwyr llys, y farnwriaeth a rheolwyr.
Amdanom ni
Mae Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF) yn gyfrifol am weinyddu'r llysoedd a thribiwnlysoedd troseddol, sifil a theulu yng Nghymru a Lloegr. Mae ein rolau’n cefnogi defnyddwyr ein llysoedd a’n cydweithwyr o fewn GLlTEF, lle mae pobl a busnesau’n cyrchu cyfiawnder a allai newid bywydau. Rydym yn chwilio am unigolion sy’n ymrwymedig i ddarparu gwasanaeth cyhoeddus ac sydd am wneud gwahaniaeth ym mywydau pobl i sicrhau cyfiawnder. Os oes gennych chi ddiddordeb mewn datblygu gyrfa gyda phwrpas go iawn, ymgeisiwch.
Eich rôl
Gan weithio fel rhan o dîm, byddwch yn cyfrannu at dargedau cyffredinol o ran gweithredu, perfformiad a safonau gwasanaeth ar draws eich maes gwaith. Byddwch yn symud achosion yn eu blaenau drwy’r system llys/tribiwnlys a darparu cymorth gweinyddol i swyddogaethau o fewn GLlTEF. Byddwch yn cael cyswllt rheolaidd â defnyddwyr y llys / tribiwnlys, gan gynnwys aelodau o'r Farnwriaeth a'r proffesiwn cyfreithiol.
Mae hon yn rôl wedi’i lleoli yn y llys, sy’n cwmpasu amgylcheddau swyddfa ac ystafell llys; felly, ni fydd gweithio hybrid yn cael ei ystyried.
Byddwch yn hyblyg, yn gallu cyflawni sawl tasg ar yr un pryd a chyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau yn effeithiol, a fydd yn cynnwys:
- Prif swyddogaeth: Cofnodi penderfyniadau’r llysoedd yn gywir, gan ddehongli'n gywir yr wybodaeth sydd ei hangen ar ffeil llys.
- Gwirio a dilysu dogfennau, cofnodion, cyfrifon, hawliadau a ffurflenni i'w cymeradwyo, canlyniadau, ystadegau, cynlluniau ac ati yn erbyn meini prawf, rheoliadau neu weithdrefnau.
- Casglu a chrynhoi gwybodaeth ar gyfer ffurflenni, canlyniadau, cyfrifon, datganiadau, gwarantau, dadansoddi ystadegol, adroddiadau ac ati.
- Cyfathrebu gyda’r cyhoedd, y farnwriaeth, defnyddwyr llys a thribiwnlys eraill a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill
- Paratoi papurau a ffeiliau ar gyfer y llys, tribiwnlysoedd, gwrandawiadau a chyfarfodydd.
- Creu a diweddaru cofnodion ar system gyfrifiadurol fewnol a bwydo data i mewn i’r system
Eich sgiliau a phrofiadau
- Bod yn gyfeillgar ac yn hawdd i siarad ag ef/hi, gan feddu ar sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid ardderchog.
- Gallu cyflawni sawl tasg ar yr un pryd wrth weithio mewn amgylchedd sy’n newid yn gyflym.
- Sgiliau cyfathrebu da, yn ysgrifenedig ac ar lafar.
- Sgiliau TG, gyda’r gallu i ddysgu ac addasu i dechnolegau a phecynnau meddalwedd gwahanol.
- Sgiliau trefnu ardderchog.
Rhagor o fanylion:
Mae’r swyddi gweithredol hyn yn wynebu cwsmeriaid, sy’n ei gwneud yn ofynnol i ymgeiswyr llwyddiannus fod yn y swyddfa i ddarparu gwasanaethau GLlTEF i'r cyhoedd. Yr oriau gwaith llawn amser safonol yw 37 awr yr wythnos. Mae GLlTEF yn croesawu ceisiadau i weithio’n rhan amser, gweithio’n hyblyg ac i rannu swydd, pan fo hynny’n bodloni gofynion y rôl ac anghenion y busnes, ac ar yr amod bod hyn yn cael ei gytuno cyn ichi gael eich penodi. Bydd pob cais i weithio’n rhan amser, gweithio’n hyblyg ac i rannu swydd yn cael ei ystyried yn unol â pholisi Gweithio’n Hyblyg y Weinyddiaeth Gyfiawnder.
Oriau Contractiol:
Bydd gofyn i’r ymgeisydd penodedig weithio pum diwrnod o fewn wythnos waith chwe diwrnod. Mae presenoldeb ar ddydd Sadwrn yn dibynnu ar anghenion y busnes, gyda diwrnod i ffwrdd amgen yn ystod yr wythnos i’w drefnu yn unol ag anghenion y busnes. Yn ogystal, mae’r rôl yn cynnwys cymryd rhan mewn rota Gwyliau Banc.
Penodiadau Cyfnod Penodol (FTA) ar Ddyrchafiad
Gall gweithwyr MoJ wneud cais am gyfleoedd FTA yn MoJ sydd wedi’u hysbysebu ar raddfa uwch na’u graddfa gyflog bresennol. Lle bo gweithiwr yn derbyn FTA ar ddyrchafiad, bydd y dyrchafiad hwn yn un dros dro, a bydd y gweithiwr yn dychwelyd i’w graddfa gyflog pan fyddant yn dychwelyd i’w maes busnes gwreiddiol, yn unol â’r polisi OGD i weithwyr ar fenthyg. Cyn gwneud cais, rhaid i weithwyr geisio caniatâd gan eu rheolwyr llinell i sicrhau eu bod yn gallu cael eu rhyddhau am gyfnod yr FTA ac yn gallu dychwelyd i’w rôl wreiddiol ar ddiwedd y cyfnod hwn. Os nad oes rôl ar gael ar ddiwedd cyfnod yr FTA, bydd y gweithiwr yn destun proses adleoli ac o bosib, gweithdrefnau diswyddo.
Gweithio ar fenthyg
Bydd telerau’r cyfnod y bydd gweithiwr ar fenthyg yn cael eu cytuno rhwng yr adran wreiddiol a’r adran newydd a’r Gwas Sifil. Mae hyn yn cynnwys cytuno ar raddfa pan fydd yn dychwelyd. Dylid cael caniatâd ymlaen llaw i ryddhau gweithiwr ar fenthyg cyn dechrau’r broses ymgeisio.
Mae ymgeiswyr OGD hefyd yn gallu symud i rolau ar fenthyg.
Medrus - Nid yw'r rôl hon yn gymwys ar gyfer fisas Gweithiwr Medrus newydd yn unol â'r rheolau mewnfudo cyfredol.
O 22 Gorffennaf 2025, cynyddodd y Llywodraeth y trothwy cyflog a’r lefel sgiliau ar gyfer fisâu Gweithwyr Medrus. Nid yw'r rôl hon yn bodloni'r meini prawf cymhwysedd ar gyfer nawdd yn unol â'r rheolau mewnfudo cyfredol os ydych chi'n edrych i wneud cais am fisa gweithiwr medrus am y tro cyntaf.
Ni all yr Adran ystyried eich noddi ar gyfer y rôl hon oni bai eich bod wedi meddu ar fisa Gweithiwr Medrus yn barhaus ers cyn 22 Gorffennaf 2025. Os ydych wedi meddu ar fisa Gweithiwr Medrus yn barhaus, codwch hyn yn ystod eich gwiriadau fetio a bydd cymhwysedd yn cael ei asesu yn unol â’r rheolau mewnfudo a’r darpariaethau trosiannol sydd ar waith.
Os ydych yn gwneud cais am y rôl hon ac nad ydych yn bodloni’r meini prawf cymhwysedd newydd ar gyfer nawdd (neu’r darpariaethau pontio), bydd angen i chi ystyried eich opsiynau ar gyfer cael a/neu gynnal eich hawl i weithio yn y DU yng ngoleuni’r newidiadau hyn. Rhaid i ymgeiswyr llwyddiannus sicrhau bod ganddynt yr hawl gyfreithiol i fyw a gweithio yn y Gwasanaeth Sifil ac yn y Deyrnas Unedig a’u bod yn cynnal yr hawl honno.
Maes Meini Prawf Arweiniol: Datganiad o Addasrwydd. Gellir cynnal hidlo ar sail y datganiad o addasrwydd os caiff nifer fawr o geisiadau eu derbyn.
Lleoliad sylfaenol – Llys Ynadon Abertawe, Grove Place, Abertawe, SA1 5DB
Mae hon yn rôl hanfodol i’r busnes sy’n gofyn am oriau llawn amser yn unig.
Am swydd ddisgrifiad llawn, gweler y ddogfen ategol yn yr hysbyseb isod cyn gwneud cais.
